GESTIÓN DE TALENTO
El cambio rara vez se recibe con entusiasmo. Por lo general, la primera respuesta es deslucida; cuesta trabajo desaprender lo que resulta cómodo.
Sin embargo, el uso de un marco de gestión del cambio anima a las personas afectadas a adaptarse a un nuevo proceso y aumenta el éxito de la implantación.
Por ejemplo, cambiar de plataforma de informes de gastos puede parecer un cambio sencillo. Pero piense en la última vez que cambió un proceso por otro.
Es probable que haya algunos momentos de frustración al aprender qué funciones existen en un nuevo salpicadero. Lleva tiempo reconfigurar el cerebro. Y si el nuevo proceso no es intuitivo, hay más posibilidades de que a los empleados no les guste el cambio.
Utilizar un modelo de gestión del cambio te ayuda a anticiparte a la resistencia y a establecer un plan para guiar a tu organización hacia una implantación satisfactoria.
¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión del cambio es un marco para ejecutar un cambio significativo, interno o externo, en tus procesos, cultura, tecnologías u otros aspectos operativos críticos.
«Es adelantarse al cambio para que todo tu equipo pueda afrontarlo con eficacia en lugar de limitarse a liderarlo desde arriba», dice André van Hall, conferenciante y autor de «La curiosidad del cambio». «Toma la iniciativa y desafía el statu quo antes de ser víctima de él».
Más concretamente, la gestión del cambio se centra en el aspecto humano del cambio, afirma Dave Collins, fundador y CEO de Oak and Reeds. Collins divide la gestión del cambio en dos categorías:
- Las competencias de liderazgo necesarias para guiar a las personas a través del cambio.
- Las competencias de liderazgo necesarias para dirigir equipos u organizaciones a través de una transformación.
«Dirigir a las personas requiere inteligencia emocional y comprender cómo el cambio altera los patrones de las personas de forma diferente», afirma Collins. «A nivel organizativo, se trata de entender cómo ser estratégico y plantear un plan de ejecución y comunicación».
Tipos de gestión del cambio
Existen muchas teorías y metodologías para abordar el cambio organizativo. Collins se basa en dos para ayudar a los líderes en la gestión del cambio: la curva del cambio de Kübler-Ross y la ecuación del cambio de Beckhard-Harris.
Fuente: Oak+Reeds
La Curva del Cambio de Kübler-Ross se basa en las seis etapas del duelo y reconoce que el cambio puede desencadenar reacciones emocionales.
- Conmoción y negación
- Ira y frustración
- Confusión y depresión
- Aceptación
- Resolución de problemas
- La nueva normalidad
«La gente tiene que hacer dos cosas, tanto si se trata de un cambio personal como laboral: tiene que dejar ir la vieja manera antes de poder adoptar y aprender la nueva», afirma Collins. «Si se cortocircuita el proceso de ‘dejar ir’, se obtiene un montón de gente frustrada que tal vez secretamente espera poder arrojar suficiente arena en los engranajes como para que el cambio no funcione y puedan volver a la antigua forma, la forma en la que se sienten cómodos».
Los líderes pueden sentirse frustrados porque suelen estar más avanzados que el resto del equipo. Así, mientras que los líderes pueden estar ya en las etapas 4-6, sus equipos pueden estar sólo en las etapas 1-3.
«Esa desconexión puede causar mucha ansiedad y herir sentimientos. Ten paciencia y deja que la gente procese la situación y confía en que la superará», dice Collins. «La mayoría lo hará, pero algunas personas nunca lo superan».
A continuación, hay que mantener conversaciones difíciles sobre las personas que son incapaces de cambiar y desenvolverse en el nuevo entorno. Es importante preguntarse: «¿Estamos de acuerdo con un menor nivel de rendimiento o con que nunca se hayan entusiasmado?».
¿Por qué es importante la gestión del cambio?
El cambio es inevitable. El mundo cambia continuamente y las empresas deben evolucionar para ser sostenibles y crecer. Al gestionar el cambio, puede estar al tanto de los cambios internos o externos en lugar de verse sorprendido por ellos.
Aunque el cambio puede ser doloroso, los resultados pueden mejorar los flujos de trabajo para mejorar las experiencias de los empleados, reducir los gastos de los proyectos, mejorar la cultura de la empresa, mitigar los riesgos y aumentar la capacidad de la organización para superar obstáculos.
Cómo afrontar la resistencia al cambio en una organización
Collins utiliza la Ecuación del Cambio de Beckhard-Harris para ayudar a los líderes a superar la resistencia al cambio. En los años setenta, los investigadores Richard Beckhard y Reuben T. Harris descubrieron que las organizaciones grandes y complejas no son buenas cambiando y, lo que es quizá más importante, no son buenas prediciendo la probabilidad de que un cambio tenga éxito.
«Muy a menudo, los líderes piensan: ‘Oh, esto va a ser fácil. Lo superaremos en tres meses’», afirma Collins. «Su capacidad de predicción era casi peor que su capacidad de cambio».
La ecuación del cambio Beckhard-Harris surgió de los investigadores y Collins anima a los líderes a utilizarla para vencer la resistencia al cambio.
Insatisfacción x Visión x Primeros Pasos > Resistencia
La insatisfacción empieza por señalar las cosas que no funcionan, que molestan o que no funcionan bien. Esto se reduce a identificar claramente el porqué de un cambio. Cuando esto no se dice, la gente puede sentirse frustrada por el mero hecho de cambiar por cambiar.
La visión pone de relieve cómo las cosas mejorarán o serán más eficaces si el cambio se aplica correctamente. Explica qué va a mejorar y cómo la empresa va a ser más rentable.
«No se trata sólo de hablar del balance final, de cómo afectará esto a nuestras cifras, sino de cómo se sentirá mejor la gente», afirma Collins. «¿Cómo estarán menos estresados? ¿Cómo se sentirán más comprometidos? Primero enseño la curva del cambio, para que la gente entienda que gran parte del cambio es un proceso emocional. Si puedes hablar bien en ese lenguaje, ayudarás a la gente a superar esas emociones y llegar a la aceptación».
La última variable son los Primeros Pasos. Cuanto más difícil hagas lo primero que la gente tiene que hacer, más difícil les resultará ejecutarlo.
«El cambio no es un ‘arranca la tirita’. Hay que poner a la gente en marcha poco a poco», afirma Collins.
Por ejemplo, si vas a implantar un cambio informático importante, el primer paso debe ser iniciar sesión y subir una foto de perfil, en lugar de volver a cargar todos los datos en una nueva plataforma.
«Cuando las variables de la izquierda (insatisfacción, visión y primeros pasos) son mayores que el poder de tu resistencia, tu cambio probablemente funcionará», afirma Collins. «La idea es aumentar el poder de estas tres variables trabajando a tu favor».
La comunicación desempeña un papel fundamental a la hora de ejecutar cualquier tipo de gestión del cambio, sobre todo cuando hay que hacer frente a resistencias.
» Comparte información y espera que tu equipo (todo el mundo) tome la iniciativa para que puedas llevar la toma de decisiones lo más abajo posible en el organigrama», afirma van Hall. «La ventaja es que cuando diez miembros aceptan la responsabilidad de garantizar que su área no sólo funciona con la máxima eficacia, sino que también se adelanta a los cambios».
3 pasos en el proceso de gestión del cambio
Un plan de comunicación sólido es fundamental para implantar el cambio. Tres pasos guían los detalles de ese plan.
1. Haz una lista de todas las partes interesadas.
«Muy a menudo, los líderes dejan fuera a una buena parte de las partes interesadas que no son inmediatamente obvias», afirma Collins. «El trabajo a distancia, el trabajo híbrido, traer o no a la gente a la oficina, es un ejemplo que ha surgido mucho. Hay muchas partes interesadas que deben participar».
Utilizando el ejemplo de un directivo de nivel medio que vuelve a la oficina, entre esas partes interesadas se incluyen los subordinados directos, el personal de TI, los clientes, los socios multifuncionales, los proveedores, la familia de la persona, sus hijos y sus amigos.
«No tienes que pasarte todo el día pensando en la familia de la gente, pero para algunos de estos cambios, el efecto es enorme y puede ser más difícil gestionar ese aspecto de las cosas que necesariamente a tus compañeros de equipo, con los que simplemente hablarás de forma ligeramente diferente», añadió.
2. Responde a dos preguntas clave de las partes interesadas
- ¿Qué tienen que hacer como parte de este cambio?
- ¿Qué ganarán si el cambio tiene éxito?
«Resulta mucho más fácil crear una campaña de comunicación coordinada cuando se responde a estas preguntas, y la logística queda muy clara», afirma Collins.
3. Reconocer que se está produciendo un cambio en lugar de fingir que todo sigue igual.
«No escondamos la cabeza en la arena y hagamos como si nada estuviera cambiando; reconozcamos que estos cambios se están produciendo», afirma Collins.
Buenas prácticas de gestión del cambio
El cambio, incluso con una buena gestión, es difícil. Pero si utilizas estas buenas prácticas, puedes ayudar a limitar la resistencia y crear impulso para aumentar las posibilidades de éxito de la implantación.
1. Crear una cultura de colaboración segura y pensamiento libre.
«Date cuenta de que en la mayoría de las industrias, es nuestro empleado menos pagado, por lo que está entregando el producto o servicio», dice van Hall. «Fórmalos, mímalos, desarróllalos y ten grandes expectativas a cambio».
2. Comparte información pronto y a menudo, no acapares información como líder.
«Es mejor tratar a la gente como adultos, contándoles las noticias duras pronto para darles más tiempo para procesarlas», dice Collins. «Comparte noticias, comparte información clara pronto y a menudo. Sé paciente contigo mismo y con tu gente».
3. Deja de tomarte tan en serio.
Van Hall anima a los líderes a aceptar el fracaso como un momento de aprendizaje, en lugar de un momento de castigo.
4. Da un paso atrás y deja que surja la creatividad.
«Una vez que la gente acepte el cambio, da un paso atrás y deja que funcione su cerebro creativo. Permitir que la gente implemente y personalice el cambio puede suceder de formas que no esperabas», afirma Collins. «Eso es que la gente se lo apropia y así es como se ven esas emociones cuando la gente está comprometida y se siente implicada».
Este artículo se publicó primero en Vistage US, puedes leer la versión original en inglés aquí.
